5 Tips Work From Home Yang Efektif
Oleh : Hazwan Iskandar Jaya
Kilatnews.co- Work From Home merupakan aturan kerja di mana karyawan diperbolehkan untuk bekerja dari rumah mereka, ketimbang harus bepergian atau datang ke kantor. Ini sedikit berbeda dari remote work yang mana karyawannya bekerja di lokasi yang berjauhan dari kantor pusat sehingga tidak memungkinkannya untuk datang ke kantor (biasanya jam kerjanya juga lebih fleksibel karena perbedaan zona waktu).
Akhir-akhir ini, work from home sering menjadi bahan perbincangan publik, setelah pemerintah mengimbau warga untuk melakukan social distancing selama wabah virus Corona masih berlangsung.
Pemerintah juga menyarankan perusahaan agar memperbolehkan karyawannya untuk bekerja dari rumah untuk meminimalkan risiko penularan virus mematikan ini.
Meskipun banyak orang yang meragukan keefektifannya, work from home dianggap sebagai aturan kerja yang paling efektif saat ini. Karena, selain membantu upaya meminimalkan risiko penularan virus Corona, work from home juga dapat membantu memastikan agar operasional bisnis tetap berjalan dengan baik.
Berikut ini adalah lima hal yang perlu dilakukan oleh perusahaan agar kebijakan work from home yang diberlakukan berjalan dengan efektif.
1. Buat Prosedur Work From Home yang Jelas.
Sebelum memberlakukan work from home untuk karyawan Anda di kantor, pastikan bahwa Anda sudah membuat prosedur yang jelas. Prosedur ini dibuat agar karyawan Anda tetap dapat bekerja secara produktif di rumah mereka.
Adapun isi dari prosedur yang perlu Anda buat harus mencakup tentang jam kerja harian, bagaimana karyawan harus menyerahkan tugas mereka, bagaimana mereka harus memberikan update, bagaimana meeting akan dilakukan, dan lain-lain.
Prosedur work from home yang jelas akan memotivasi karyawan Anda untuk bekerja sepenuh hati meskipun tidak berada di kantor. Anda pun akan merasa lebih tenang, karena setiap pekerjaan karyawan Anda akan tetap dapat termonitor dengan baik.
2. Manfaatkan Aplikasi ERP Berbasis Cloud.
Aplikasi ERP berbasis cloud akan sangat membantu memudahkan Anda dan setiap karyawan ketika bekerja secara berjauhan. Aplikasi ini dapat memfasilitasi seluruh operasional dan departemen di perusahaan Anda, mulai dari finance, procurement, penjualan, manajemen pelanggan, hingga inventaris dan HR.
Sistem ERP berbasis cloud memungkinkan Anda dan setiap orang yang diberikan akses untuk berbagi informasi secara real time. Manajer dari setiap departemen dapat mendelegasikan tugas ke anggota timnya, anggota tim yang menerima tugas dapat memberikan update untuk setiap milestone yang mereka capai, dan Anda dapat memonitor setiap kemajuan ini dari mana saja.
Anda dapat membatasi akses ke sistem ERP Anda. Misalnya, fitur konfigurasi hanya dapat digunakan oleh tim developer saja, atau laporan keuangan perusahaan hanya dapat diakses oleh manajemen dan akuntan perusahaan saja. Jadi, keamanan data Anda perusahaan akan tetap terjaga.
3. Gunakan Sistem untuk Melacak Pekerjaaan Karyawan.
Untuk memudahkan Anda memonitor pekerjaan karyawan Anda, gunakan sistem tracking yang tepat. Ada berbagai aplikasi tracking yang tersedia secara online, baik yang gratis maupun yang berbayar.
Biasanya, aplikasi tracking yang gratis hanya menyediakan sedikit fitur dan membatasi jumlah penggunanya, sementara yang berbayar memiliki lebih banyak fitur dan memungkinkan jumlah pengguna yang lebih banyak (sebagian bahkan menawarkan unlimited users).
Jika Anda memberlakukan sistem kerja per jam, pertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen timesheet dari HashMicro. Sistem ini memungkinkan karyawan Anda untuk mencatat waktu yang mereka habiskan untuk melakukan pekerjaan tertentu.
Dengan sistem ini, Anda juga dapat melihat jumlah gaji yang harus Anda bayar ke karyawan sesuai dengan jumlah jam kerja mereka. Sistem ini juga dapat diintegrasikan dengan modul-modul ERP lain seperti e-Invoicing, manajemen proyek, manajemen kontrak, dan HRM.
4. Temukan Metode Komunikasi yang Paling Efektif.
Sebelum kebijakan work from home diberlakukan, Anda sebaiknya sudah mengumumkan kepada seluruh karyawan Anda mengenai metode komunikasi yang akan digunakan di setiap hari kerja. Ada banyak aplikasi pesan yang dapat Anda pilih, seperti WhatsApp* atau Skype. Cari tahu aplikasi mana yang fungsinya paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
*Aplikasi ERP HashMicro dapat diintegrasikan dengan WhatsApp sehingga semakin memudahkan komunikasi internal dan eksternal di perusahaan Anda.
5. Minta Karyawan untuk Membuat Laporan Harian.
Untuk memastikan produktivitas karyawan Anda tetap terjaga. Anda sebaiknya meminta mereka untuk mengumpulkan laporan harian atau update mengenai apa saja yang mereka kerjakan.
Dari sini, Anda dapat mengetahui karyawan mana yang benar-benar bekerja secara produktif dan mana yang tidak. Anda juga jadi dapat mengetahui seberapa efektif sistem work from home bagi perusahaan Anda.
Penulis, Hazwan Iskandar Jaya, Master Trainer, Asesor dan Konsultan Manajemen SDM
